🚀 Il software che ti semplifica la vita |
Fatture in Cloud è il software gestionale che ti permette di gestire la fatturazione in modo semplice e veloce.
È facile da usare e non richiede particolari competenze amministrative.
Consente l’emissione di documenti di vendita, la registrazione di documenti di acquisto e la tenuta della prima nota e, come vedremo in questa guida, tutta una serie di funzionalità pensate per rendere più snello l’intero processo di fatturazione.
Grazie alla sua natura cloud si ha la possibilità, tramite connessione ad internet, di lavorare da qualsiasi device (desktop, tablet e smartphone iOS, Android e HarmonyOS) e in qualsiasi momento, dando accesso contemporaneamente ad un numero illimitato di utenti.
Ad oggi, con più di 500.000 clienti paganti, Fatture in Cloud è il software di fatturazione più usato in Italia e, grazie al collegamento gratuito con il commercialista, si possono condividere in un attimo con lui tutti i documenti così da rendere la collaborazione rapida ed efficiente.
Configurazione Account | Strumenti |
| Fatturazione Elettronica | - Archivio |
| Situazione | - Ricorrenze |
| Commercialista | - Gestione e-mail |
| Clienti e Fornitori | - Importa / Esporta |
| Prodotti e Servizi | Pagamenti e scadenze |
- Prodotti e servizi | - Prima Nota |
- Listini prezzi | - TS Pay |
| Magazzino | - RiBa |
- Magazzino | - Riconciliazione estratti conto |
- Arrivi merce | - Solleciti automatici |
| Documenti | - Scadenzario |
- Fatture e documenti | - Gestione F24 |
- Acquisti | - Incassa Subito |
- Corrispettivi | Applicazioni (APP mobile) |
| App Store | - Google Play (Android) |
Dipendenti in Cloud | - AppStore (iOS) |
- Huawei AppGallery (HarmonyOS) |
Al primo accesso è consigliabile configurare correttamente il proprio account.
Verifica i dati inseriti e completali nella sezione Impostazioni, nella scheda Dati di fatturazione.
Puoi inserire i tuoi loghi, in modo tale da personalizzare i documenti PDF che andrai a generare.
Procedi poi con l'indicazione del tuo Profilo fiscale e, se assoggettato, indica la percentuale delle ritenute o casse previdenziali da applicare.
E' importante configurare anche i Conti di Saldo e i Metodi di pagamento.
I Conti di saldo sono quelli che utilizzerai per saldare i tuoi documenti (sia attivi che passivi) e fanno riferimento ai conti effettivi che utilizzi abitualmente in azienda (ad esempio: Banca Intesa, Cassa, PayPal, ecc…).
In Modalità di pagamento andrai a definire invece i dettagli sulla metodologia di pagamento da indicare sui documenti per i tuoi clienti (ad esempio inserisci tutti i dettagli relativi alla metodologia bonifico bancario).
Nella scheda Aliquote IVA puoi impostare l’aliquota di default da applicare nei documenti.
Per procedere premi la stellina che compare a lato della schermata.
Qualora, nel menu delle aliquote, non sia presente la percentuale a te necessaria oppure sia presente ma senza il riferimento normativo che ti serve indicare nel documento, è sempre possibile creare un'aliquota personalizzata.
La scheda Personalizzazione ti permette di scegliere il layout da applicare ai tuoi documenti PDF.
È possibile selezionare anche un font tra quelli proposti e un colore predefinito che verrà riportato nei documenti.
Se necessario è presente l’opportunità di inserire delle note fisse che verranno mostrate direttamente nei documenti in PDF che andrai a creare.
All'interno della scheda Moduli puoi personalizzare il menu laterale aggiungendo e nascondendo le singole funzionalità in base alle tue esigenze. La personalizzazione del menu si può effettuare in qualsiasi momento.
Sempre nelle Impostazioni trovi la scheda Modelli e-mail dove potrai personalizzare il testo delle e-mail da inviare ai tuoi clienti.
Inoltre, vi è la possibilità di impostare il proprio indirizzo e-mail dal quale inviare direttamente i documenti ai clienti.
Se si decide di non utilizzarlo, le e- mail verranno inviate dal nostro indirizzo no-reply@fattureincloud.it.
La funzione di impostazione del proprio SMTP è disponibile con la Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
In tutte le licenze è compreso il sevizio di fatturazione elettronica.
Una volta attivata la fatturazione elettronica all'interno dell'account, il servizio comprenderà la generazione di documenti elettronici, il loro invio al Sistema di Interscambio, la loro ricezione e anche la conservazione sostitutiva dei documenti elettronici gestiti per i 10 anni previsti dalla legge.
Nella sezione Situazione trovi varie notifiche relative ai documenti, le scadenze di debiti e crediti dei successivi tre mesi e i grafici con l'andamento aziendale, per competenza o per cassa, che permettono di avere sempre la situazione del proprio business sotto controllo e a portata di mano.
Una sezione fondamentale è quella denominata Riepilogo anno di competenza: qui infatti viene mostrato l'andamento aziendale come fatturato netto, costi, stima dell’utile e molti altri indicatori.
Tutti i grafici sono aggiornati in tempo reale così da fornire un supporto immediato alle decisioni strategiche.
E' possibile effettuare analisi dettagliate tramite le diverse schede presenti nella sezione Situazione.
Analizziamo ogni scheda nel particolare:
La scheda Analisi trimestrale fornisce uno studio analitico sugli indicatori di business e sugli indicatori fiscali: fatturato, costi, IVA e ritenute.
La scheda Previsioni fornisce un’analisi precisa dei flussi di cassa futuri in base ai crediti e ai debiti registrati.
La scheda Analisi centri costi/ricavi fornisce il dettaglio su costi e ricavi categorizzati nei rispettivi centri.
Questa sezione è utile per chi svolge più attività sotto la stessa partita IVA o ha diversi rami d’azienda.
La scheda Analisi geografica fornisce un’indagine sulla distribuzione dei ricavi per ogni provincia italiana.
La sezione Analisi prodotti permette di capire quali sono quei prodotti/articoli che, nelle vendite aziendali, generano più fatturato.
La scheda Clienti e fornitori aiuta a comprendere con facilità quali sono i clienti che generano la maggior parte del fatturato e, invece, su quali fornitori sono suddivisi maggiormente i costi.
La scheda Crediti e debiti permette di valutare la situazione creditoria e debitoria verso i tuoi clienti e fornitori.
È possibile collegare direttamente e gratuitamente il commercialista al tuo account.
Una volta definito il livello di accesso, scegliendo quali dati comunicare e quali no, il commercialista in un attimo potrà scaricare tutti i documenti necessari per svolgere al meglio, e con il massimo risparmio di tempo, la sua attività.
Se il commercialista utilizza come gestionale contabile TeamSystem, potrà importare direttamente i dati (fatture attive, ricevute, corrispettivi, note di credito e pagamenti contestuali).
Nella sezione Clienti e fornitori è possibile inserire le anagrafiche dei clienti e dei fornitori, così da richiamarli velocemente nei documenti senza inserire manualmente i loro dati ogni volta che si genera un documento.
Se si possiede un file XLSX o CSV è possibile importare tutte le anagrafiche così da non doverle creare manualmente una ad una.
Se si necessita poi di avere un riepilogo di tutti i clienti/fornitori è possibile esportare le loro anagrafiche in modo da ricavare un file XLSX.
Tramite la funzione Analizza è possibile visualizzare un estratto conto di ogni singolo cliente e fornitore.
Sempre all'interno della sezione Clienti e fornitori è presente la Ricerca Smart, tramite la quale è possibile ricercare tutte le aziende iscritte alla Camera di Commercio con i relativi dati (descrizione attività, ragione sociale, indirizzo, fascia fatturato, ecc...), così da salvarle automaticamente nell'elenco anagrafiche.
Prodotti e Servizi
Nella sezione Prodotti e servizi è possibile registrare tutti i prodotti/servizi che utilizzi abitualmente per la tua attività così, come per le anagrafiche clienti e fornitori, puoi richiamarli velocemente nei documenti senza inserire manualmente i loro dati ogni volta che si genera un documento.
Puoi inserire inserire le anagrafiche prodotti / servizi singolarmente oppure, se disponi di un file XLSX o CSV con l'elenco dei prodotti / servizi, puoi importarli massivamente.
Quando viene creata l’anagrafica del prodotto è possibile anche abilitarlo a magazzino.
Tutti i prodotti e servizi inseriti sono sempre esportabili in formato XLSX.
Listini prezzi
I Listini prezzi sono inclusi nella licenza Complete. La funzione ti permette di creare e utilizzare appositi listini (con determinate impostazioni di sconti o maggiorazioni) per i prodotti della tua anagrafica, associandoli ai clienti e applicandoli direttamente nei documenti che emetti.
Magazzino
Abilitando i prodotti / servizi a magazzino, li troverai all'interno della sezione Magazzino.
Grazie a questa funzionalità, ogni volta che selezioni un prodotto per inserirlo nei documenti, si generano in automatico il carico e lo scarico della giacenza.
Oltre all'aggiornamento automatico della giacenza, se necessario, potrai anche creare dei movimenti manuali.
Per ogni prodotto in magazzino, infine, cliccando sul tasto Analizza otterrai report e grafici dettagliati relativi alle giacenze, allo storico dei movimenti e all'andamento economico.
La funzione Magazzino è disponibile con la Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Arrivi merce
Gli Arrivi merce sono una funzione del Magazzino (disponibile con Licenza Premium, Licenza Premium Plus e Complete) che permette di effettuare movimentazioni di prodotti/servizi al loro arrivo/acquisto.
In questo modo è possibile caricare il magazzino senza dover aspettare la fattura d'acquisto.
Fatture e documenti
All'interno della sezione Fatture e documenti è possibile generare:
Documenti elettronici quali:
- Fattura
- Nota di credito
- Parcella
- Nota di debito
- Acconto/Anticipo su Fattura
- Acconto/Anticipo su Parcella
- Autofattura
- Fattura In nome e per conto
Documenti non elettronici quali:
- Preventivo
- Rapporto d'intervento
- Ordine a cliente
- Ordine a fornitore
- Proforma
- Fattura
- Ricevuta
- Nota di credito
- DDT
Sono disponibili inoltre diverse funzioni relative ai documenti che emetti.
Acquisti
Nella sezione Acquisti puoi registrare tutte le spese documentate.
La registrazione delle spese (caricate manualmente) può essere ulteriormente automatizzata con la lettura automatica dei documenti compresa nella Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
A seguito dell'attivazione della fatturazione elettronica riceverai automaticamente i documenti elettronici dei tuoi fornitori nel tuo account.
Corrispettivi
Fondamentale, per i commercianti al dettaglio, è la registrazione dei corrispettivi.
Per la registrazione dei corrispettivi è presente la relativa sezione del menu laterale denominata Corrispettivi.
Effettuate le registrazioni giornaliere, vedrai tutto nel riepilogo generale proprio come avviene nelle sezioni Fatture e documenti e Acquisti.
È possibile ottenere riepiloghi excel dei Corrispettivi registrati nel proprio account.
La funzione per la registrazione dei corrispettivi è disponibile con la Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Fatture in Cloud non gestisce l'emissione di corrispettivi elettronici, in caso necessiti di questa funzionalità consigliamo di rivolgersi al gestionale Cassa in Cloud del gruppo TeamSystem.
Prima Nota
La Prima Nota è una registrazione dei movimenti in entrata e in uscita di denaro da cassa e/o banca ossia pagamenti ricevuti ed effettuati.
Non si tratta di un documento fiscale, ma è comunque molto utile in quanto ti aiuta a tenere sotto controllo le spese e il saldo dei tuoi conti.
Inoltre, serve al tuo commercialista per tenere la contabilità.
Fatture in Cloud agevola al massimo la compilazione della prima nota.
In questo modo si genererà automaticamente la relativa riga in prima nota con l’indicazione dei seguenti dati:
- Data dell'operazione
- Conto movimentato
- Cliente/Fornitore riferito al documenti
- Descrizione
- Entrate/Uscite
- Saldo progressivo
Puoi inoltre registrare in Prima Nota movimenti manuali e giroconti.
Puoi filtrare tali movimenti per periodo di interesse, entrate o uscite e tipo di conto.
Tutti i movimenti sono esportabili in Excel mediante il tasto verde Esporta.
TS Pay
TeamSystemPay è la piattaforma di pagamento digitale che ti permette di incassare ed effettuare pagamenti, in modo sicuro per te e per i tuoi clienti, direttamente da Fatture in Cloud. Consente anche la riconciliazione automatica dei movimenti con la banca.
RiBa
Con Fatture in Cloud, quando emetti documenti che dovranno essere pagati dai tuoi clienti tramite Ricevuta Bancaria (RiBa), è possibile creare direttamente il file da inviare alla tua banca.
La funzione per la RiBa è disponibile con la Licenza Premium Plus e Complete.
Riconciliazione estratti conto
Lo scopo della riconciliazione è quello di associare le registrazioni contabili con i movimenti riportati sul tuo estratto conto bancario, abbinando quindi tutte le operazioni di entrata e di uscita della tua banca con le fatture di acquisto e vendita.
Attraverso la funzione di Riconciliazione estratti conto è possibile importare il file dell'estratto conto (in formato XLSX o CSV) dal quale verranno letti i movimenti per una veloce riconciliazione delle entrate e delle uscite con il relativo saldo di documenti emessi e ricevuti.
Solleciti automatici
"Il 90% delle fatture "europee, tra clienti e fornitori, sono pagate in ritardo. Mediamente, ci mettono un mese in più rispetto alla scadenza. L’Italia si conferma sopra alla media europea: 94% le fatture liquidate oltre i limiti (Il Sole 24 Ore)."
Come evidenziano i dati sopra riportati, il ritardo nel pagamento delle fatture è un argomento importante su cui spesso si sorvola ritenendo inesistenti le soluzioni al problema.
In Fatture in Cloud è stata studiata una funzionalità ad hoc che ti aiuta a sollecitare velocemente e automaticamente tutti i tuoi clienti insolventi.
Nella sezione Solleciti automatici puoi definire delle regole per cui, al loro verificarsi, il software invia massivamente e automaticamente mail di sollecito con un testo da te prestabilito.
Delle regole di invio possono essere, ad esempio "Sollecito per fatture da inviare 5 giorni prima della scadenza" oppure "Sollecito per Proforma, Fatture e Ricevute da inviare 10 giorni dopo la scadenza" e così via.
Le possibilità, nella creazione di queste regole, sono infinite e personalizzabili.
Dopo l'invio, è possibile tracciare il loro flusso dalla sezione Gestione e-mail.
La funzionalità per l'invio di Solleciti automatici è compresa nella Licenza Premium Plus e Complete.
Scadenzario
La sezione Scadenzario Plus, tramite la visualizzazione a calendario, contiene tutte le scadenze relative a crediti, debiti, tasse (F24) e altre scadenze.
Il giorno della scadenza, Fatture in Cloud ti mostra la relativa notifica alla sezione Situazione, da cui è possibile eventualmente procedere all'indicazione del saldo.
Nella quotidianità aziendale, Google Calendar è ad oggi un partner fondamentale.
Per questo è stata sviluppata un’apposita integrazione con Fatture in Cloud, così sarai sempre al corrente sulle prossime scadenze.
Per usufruire dell’integrazione ti basta cliccare da Scadenzario Plus sul tasto Sincronizzazione con Google Calendar.
La funzionalità di Scadenzario Plus è compresa nella Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Gestione F24
La sezione Gestione F24 ti aiuta a tenere in ordine tutti i versamenti F24 effettuati per la tua attività.
Grazie alla descrizione dell'F24 potrai identificare facilmente i documenti e risalire velocemente ai versamenti effettuati e al relativo importo.
Il caricamento puoi effettuarlo direttamente tramite il tasto Carica F24, oppure se ne può occupare direttamente il tuo commercialista.
In quest’ultimo caso, quando il tuo commercialista caricherà un nuovo documento F24, tu riceverai una notifica per avvisarti dell’inserimento.
Infine, grazie alla possibilità di inserire degli allegati, potrai caricare anche la quietanza di pagamento.
Registrando, come abbiamo visto in precedenza, i tuoi documenti attivi e passivi nelle apposite sezioni del software, non dovrai fare altro che indicare il loro saldo.
Incassa Subito
Incassa subito è il servizio TeamSystem per la cessione delle tue fatture.
Attraverso questo servizio, puoi incassare in anticipo fino al 90% dell’importo delle fatture non scadute, sostenendo soltanto 2 costi variabili: commissioni di servizio e sconto, quest’ultimo fiscalmente deducibile.
Archivio
Ogni azienda o libero professionista ha decine di documenti aziendali importanti che devono essere conservati in modo sicuro e facilmente reperibili.
La sezione Archivio di Fatture in Cloud è pensata esattamente per venire incontro a questa esigenza comune a tutti gli imprenditori.
Puoi salvare bilanci, contratti, dichiarazioni dei redditi, documenti bancari e molto altro con pochi semplici passi e saranno sempre consultabili e scaricabili dal tuo account.
Con una capacità di 500 MB per anno, potrai caricare i tuoi documenti in formato jpg, gif, png, pdf o zip.
La funzionalità di Archivio è compresa nella Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Ricorrenze
Svolgendo la tua attività ti capiterà spesso di emettere e registrare documenti uguali tra loro, verso lo stesso cliente/fornitore e con cadenza fissa.
Grazie alla gestione delle Ricorrenze, su Fatture in Cloud, puoi velocizzare notevolmente queste azioni ripetitive.
La funzionalità di Ricorrenze è compresa nella Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Gestione e-mail
Quotidianamente invii decine di e-mail ai tuoi clienti con preventivi, fatture, note di credito, ecc…
Molto probabilmente, spesso senti l’esigenza di tracciare in modo puntuale gli invii effettuati.
Fatture in Cloud, tramite la sezione dedicata Gestione e-mail, ti fornisce un elenco preciso e dettagliato degli invii effettuati tramite il software.
In un istante puoi visualizzare tutti i dettagli classici di una e-mail (data e ora di invio, oggetto e allegato, destinatario), ma allo stesso tempo effettuare anche il tracciamento della e-mail e, quindi, del documento inviato al tuo cliente.
Il tracciamento ti permette di sapere in tempo reale se
- la e-mail è stata correttamente inviata
- il cliente ha aperto, quindi letto la tua e-mail
- il cliente ha scaricato il documento inviato.
Queste informazioni migliorano notevolmente la tua gestione, in quanto ti forniscono il pieno controllo su tutto il flusso di e-mail in uscita.
La funzionalità di tracciamento e-mail è compresa nella Licenza Premium, Premium Plus e Complete.
Importa / Esporta
Dalla sezione Importa / Esporta potrai sempre ottenere il backup completo del tuo account.
Ti basta selezionare il periodo di interesse sul quale effettuare l’esportazione dei dati e scegliere il tipo di esportazione.
Il file verrà inviato alla tua e-mail aziendale con differenti tempistiche di invio a seconda del tipo di Licenza.
Fatture in Cloud App Store è l’iniziativa promossa da Fatture in Cloud a tutti coloro che hanno sviluppano o vogliono sviluppare una integrazione con il nostro software.
All'interno di Fatture in Cloud App Sotre è quindi possibille trovare integrazioni create da Sviluppatori terzi e che interagiscono con Fatture in Cloud.
Fatture in Cloud è sempre con te grazie alle applicazioni per smartphone, tablet, iPhone e iPad:
iOS - AppStore https://itunes.apple.com/it/app/fatture-in-cloud-2019/id1442088141 |
Android - Google Play https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fattureincloud.fattureincloud2 |
HarmonyOS - Huawei AppGallery |
Gestisci la tua attività ovunque ti trovi: in viaggio, da un cliente, da casa o in fila al cinema.
Crea fatture, preventivi, verifica la situazione di un cliente, registra una spesa o un documento passivo elettronico in un attimo.
Fatture in Cloud è sempre con te Puoi accedere ai tuoi dati ovunque tu sia via browser dal tuo computer o tramite le APP mobile per sistemi iOS, Android e HarmonyOS. | Quando sei dal cliente In riunione oppure mentre effettui un intervento accedi al tuo account per verificare i pagamenti, la situazione del cliente, oppure inviare una fattura. |
Preventivi e fatture sul posto Mentre sei fuori ufficio o mentre sei dal cliente crea al volo un preventivo, una fattura o una pro-forma dal tuo smartphone o tablet. | La situazione aziendale in diretta In ogni momento e in ogni luogo puoi controllare come vanno gli affari. Verificare se è stata pagata una fattura, inviare il preventivo di cui ti eri scordato e molto altro. |
Notifiche push Le notifiche push ti ricordano tutte le scadenze di crediti / debiti / F24, i messaggi in arrivo dal tuo commercialista e l'arrivo di un nuovo F24. | Registra le spese in un attimo Registra all'istante le tue spese mentre sei in movimento. |
Puoi scaricare l'APP tramite i seguenti link: Scaricala per Android - Google Play Scaricala per HarmonyOS - Huawei AppGallery
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Dalla sezione Dipendenti in Cloud puoi accedere al software dedicato alla gestione dei tuoi collaboratori.
Con Dipendenti in Cloud semplifichi la registrazione delle presenze, la gestione di ferie e assenze, la consultazione dello storico buste paga e le comunicazioni con il tuo consulente del lavoro.
Gestione risorse umane Inserisci e consulta in modo rapido e veloce i dati di cui hai bisogno relativi ai tuoi dipendenti come contatti e tipologia di contratto. Facilmente consultabili per te e per il consulente del lavoro, da qualsiasi computer e in qualsiasi momento. | Gestione ferie e permessi Ogni dipendente inserisce, all'interno proprio profilo, i giorni di ferie o le ore di permesso indicandone la durata, la causale ed eventuali note descrittive. Grazie a un'interfaccia estremamente semplice riduci al minimo la possibilità di errori. |
Foglio presenze Registra presenze, straordinari, malattie, ferie, permessi e qualsiasi altro tipo di giustificativo. Il sistema calcolerà tutto in modo automatico facendoti risparmiare tempo. | Archivio buste paga e documenti Buste paga consultabili e scaricabili in qualsiasi momento. Dando accesso al consulente del lavoro condividi con lui i dati necessari per gestire al meglio il personale. |
Viaggi, note spese e rimborsi Nella sezione "spese e viaggi" hai la possibilità di creare per il dipendente: note spese, rimborsi chilometrici e nuovi viaggi in base alle trasferte effettuate. | Notifiche Riceverai notifiche via mail e sul gestionale, ogni volta un dipendente richiede un giustificativo (ferie, permessi, straordinari). Potrai quindi approvare o rifiutare la richiesta. |
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Ci auguriamo che questa guida sia stata utile ed intuitiva e, soprattutto, che siano chiare le principali funzionalità di Fatture in Cloud e come ti possa aiutare nella tua vita quotidiana in azienda.
Per maggiori dettagli sulle funzionalità illustrate puoi sempre consultare tutte le nostre guide online.
Per eventuali dubbi o problemi puoi sempre contattare in nostro Customer Care direttamente tramite:
chat, sempre disponibile nel tuo account Fatture in Cloud in basso a destra.
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Il Team di Fatture in Cloud