Per attivare la fatturazione elettronica:
- devi avere una licenza attiva (Standard, Premium, Premium Plus, Complete).
- devi effettuare l’accesso alla versione web del software da un computer o laptop.
- è necessario essere residenti in Italia, disporre di una Partita IVA e di un Codice fiscale italiano.
- è necessario indicare un rappresentante legale con codice fiscale italiano.
- è necessario disporre di un numero di telefono italiano.
Per iniziare la procedura, apri la sezione Impostazioni e seleziona Fatturazione elettronica.
Clicca il tasto .
Si apriranno una serie di finestre con i 5 passaggi:
I dati aziendali proposti sono quelli che hai impostato nei Dati aziendali.
Verifica che siano corretti:
- Ragione sociale
- Codice fiscale azienda
- Partita IVA
- PEC (o e-mail a cui ricevere copia del contratto)
- Indirizzo / Numero / CAP / Città / Provincia
Se durante l’attivazione inserisci un’e-mail o una PEC errata, non è un problema. Entro 7 giorni dall'attivazione del servizio potrai scaricare i contratti direttamente da Fatture in Cloud dalla sezione Impostazioni → Fatturazione elettronica.
Compilati e verificati tutti i dati, clicca .
Inserisci i dati della persona che sta effettuando l’attivazione:
- Nome
- Cognome
- Codice fiscale
Per attivare la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva è necessario indicare un rappresentante legale con codice fiscale italiano.
Terminato l'inserimento dei dati clicca .
Indica il tuo ruolo rispetto all'azienda che stai attivando tra:
- Titolare ditta individuale / Libero professionista
- Legale rappresentante
- Procuratore (commercialista o qualsiasi persona delegata all'attivazione)
La scelta del ruolo serve solo a identificare correttamente chi sta effettuando l’attivazione del servizio.
Prendi visione e accetta l'informativa privacy e le condizioni del contratto contrassegnando le apposite caselle.
Per continuare clicca .
Questo passaggio riguarda la nomina del Responsabile della conservazione.
Alla domanda “Sei anche il responsabile della conservazione:
- scegli Sì per attivare la conservazione sostitutiva a norma di legge
- scegli No se non vuoi attivarla
Se scegli No, i documenti elettronici non verranno conservati a norma di legge.
Qualora volessi attivare il servizio successivamente, potrai farlo tramite l'apposita voce fallo ora.
Per continuare clicca .
Inserisci il tuo numero di cellulare per ricevere il PIN e completare l’attivazione del servizio con firma digitale del contratto.
Per ricevere l’SMS è necessario indicare un numero di telefono italiano. I numeri esteri non sono supportati.
Clicca poi .
Una volta ricevuto il PIN inseriscilo per proseguire.
Al termine dell’attivazione ti viene mostrato un messaggio che avvisa dell'invio di una e-mail per confermare la procedura.
Non chiudere la pagina e la finestra di Fatture in Cloud fino al termine della verifica.
Apri l’e-mail ricevuta e clicca sul link di autorizzazione.
Dopo aver autorizzato, torna in Fatture in Cloud e clicca .
La e-mail avente come mittente noreply@email.teamsystem.com, contiene il seguente messaggio:
Buongiorno,
Hai richiesto di autorizzare il software Fatture in Cloud ad inviare le fatture elettroniche della tua azienda [Nome azienda].
Per motivi di sicurezza è necessario che autorizzi questa operazione.
Per autorizzare l'operazione premi qui.
Se non sei stato tu o vuoi negare il consenso premi qui.
Cordiali saluti,
Il team di Fatture in Cloud.
Se non ricevi l’e-mail o viene inviata a un indirizzo errato:
- Se possiedi un account TS Digital con utenza di tipo Owner - TS Digital - Le tipologie di utenti - puoi eseguire la modifica della e-mail di ricezione direttamente dal loro portale .
- Se possiedi un account TS Digital ma la tua utenza non è di tipo Owner - TS Digital - Le tipologie di utenti - devi contattare TS Digital per richiedere l'impostazione di un'utenza di tipo Owner.
Puoi contattare la loro assistenza tramite il portale TS Digital .
Dalla pagina che si apre clicca il tasto HELP che trovi sul lato destro dello schermo.
Clicca poi Supporto e apri un ticket indicando la richiesta di assegnazione all'azienda di un'utenza di tipo Owner.
Gli errori in fase di attivazione sono rari e in genere legati a dati già presenti nei sistemi TS Digital. Per il dettaglio e la risoluzione consulta le guide dedicate:
Dopo l’attivazione possono essere necessarie fino a un paio d’ore prima che il servizio sia pienamente operativo.
Se provi ad inviare subito un documento elettronico e ti viene proposto l'errore Il servizio fatturazione elettronica è ancora in fase di attivazione, riprova tra poco è semplicemente necessario attendere, l'attivazione termina in automatico.
Per poter inviare il documento al Sistema di Interscambio è necessario rendere elettronico un documento spuntando la casella elettronica.
Puoi inviare il documento cliccando il tasto .
Ho attivato la fatturazione elettronica ma non mi da modo di inviare i documenti, cosa posso fare?
Assicurati che i documenti che vuoi inviare al Sistema di Interscambio siano elettronici. Accedi all'anteprima del documento, clicca e controlla che la voce elettronica sia selezionata.
Per maggiori dettagli sulla richiesta, segui la procedura illustrata nella seguente guida Rendi elettronico una Fattura/Nota di credito già creata.
Se finalizzo e invio la fattura elettronica al cliente, questa viene direttamente inviata anche all'agenzia entrate?
Se invii una fattura al tuo cliente tramite e-mail, questa non verrà inviata direttamente anche all'Agenzia delle Entrate. Per inviare un documento al Sistema di Interscambio è necessario:
• aver attivato il servizio di fatturazione elettronica;
• che il documenti sia elettronico;
• premere il tasto .
Tieni presente che non è presente una funzione di invio automatico dei documenti elettronici.
Come posso inviare una fatture elettronica importata?
L'invio dei documenti elettronici è consentito solo per i documenti creati direttamente all'interno della piattaforma
Non è possibile inviare tramite Fatture in Cloud fatture elettroniche o altri documenti importati da sistemi esterni.
Per maggiori dettagli sulla richiesta, consulta la seguente guida Importa fatture, anagrafiche e altri documenti da altri software.
Sono un'azienda estera: posso usare il software e inviare fatture elettroniche a clienti italiani?
Per attivare la funzionalità di fatturazione elettronica è necessario essere residenti in Italia, disporre di una Partita IVA e di un Codice fiscale italiano.
Tuttavia, le aziende estere possono comunque utilizzare il software per la creazione e gestione di documenti non elettronici.