Il documento di cortesia è una copia non ufficiale del documento elettronico inviato tramite SDI; serve a scopo informativo per il cliente/fornitore e, se hai attivo TS Pay con il servizio di Ricezione pagamenti, puoi incassare subito l'importo del documento tramite l'apposito pulsante presente sul PDF.
Quando invii un documento elettronico (fattura, parcella, nota di debito, nota di credito, autofattura) ti viene proposto di inviare al cliente / fornitore il documento di cortesia in PDF.
Al termine della redazione del documento, quando viene cliccato , il documento viene trasmesso al Sistema di Interscambio e viene mostrata una finestra per l'invio del documento di cortesia al destinatario.
Dalla schermata di invio del documento di cortesia è possibile impostare:
Mittente → indirizzo e-mail impostato in automatico con no-reply@fattureincloud.it, se hai configurato la tua e-mail personale puoi sceglierla.
Destinatario → indirizzo e-mail del destinatario del messaggio, vengono inseriti in automatico gli indirizzi che hai indicato nell'anagrafica del cliente / fornitore. Puoi comunque indicarli manualmente ed aggiungerne.
Oggetto → oggetto del messaggio, preimpostato ma modificabile manualmente.
Testo della e-mail → testo del messaggio, preimpostato ma modificabile manualmente.
Il contenuto del messaggio e-mail, può essere modificato in fase di invio, oppure può essere preimpostato dalla sezione Impostazioni → Modelli e-mail.
All'interno di questa sezione è possibile impostare delle apposite variabili per personalizzare il messaggio.
flag Inserisci i documenti come allegati → inserisce i documenti come allegati PDF alla e-mail (il tracking della e-mail non può essere seguito).
flag Inserisci anche il file allegato → viene incluso l'allegato inserito nel documento se presente.
flag Invia una copia anche a: indirizzo e-mail → apponendo questo flag è possibile inviare una copia del documento alla e-mail aziendale che hai impostato in Impostazioni → Dati fatturazione.
flag Invia sempre la copia di cortesia a questo destinatario → apponendo questo flag, all'invio del documento elettronico, verrà inviata in automatico la copia di cortesia al destinatario.
L'opzione di invio del documento di cortesia è impostabile direttamente dall'anagrafica del cliente / fornitore. All'interno dell'anagrafica è possibile:
impostare l'invio automatico del documento di cortesia attivando l'apposita casella di controllo Invia in automatico il documento di cortesia.
escludere l'anagrafica dall'invio del documento di cortesia apponendo l'apposito flag Escludi da invio documento di cortesia. L'opzione non è attivabile se hai attivato la casella di controllo per l'invio automatico del documento di cortesia.
Una volta terminato l'inserimento e il completamento dei dati, per confermare l'invio della e-mail clicca il tasto .
La e-mail che viene inviata contiene un link per la visualizzazione del documento, tale link è valido per sette giorni. Scaduto tale periodo, si può consultare il documento, chiedendo un nuovo accesso mediante l'apposito tasto che verrà mostrato nel messaggio e-mail. |
Per disattivare il suggerimento automatico per l'invio della copia di cortesia dopo ogni invio di documento elettronico, accedi alla sezione Modelli e-mail presente nel menu Impostazioni.
Deseleziona la casella di controllo Ricevi un promemoria per inviare la copia di cortesia dopo ogni invio. In questo modo il sistema non ti proporrà più automaticamente l'invio della copia di cortesia al termine della compilazione del documento per nessun cliente / fornitore.
