Tramite la seguente procedura è possibile importare da Fatture in Cloud al gestionale contabile TS Studio / TS Experience i seguenti documenti: Fatture Emesse, Ricevute fiscali, Corrispettivi, Note di Credito Emesse e Incassi contestuali.

Da TS Studio e TS Experience, dopo aver collegato il gestionale contabile con Fatture in Cloud, dalla sezione Cruscotto gestione clienti e importazione dati puoi effettuare la configurazione per ciascun cliente collegato.

Dalla sezione Cruscotto gestione clienti e importazione dati potrai iniziare a configurare l’importazione dati per ciascun cliente registrato.

In questa sezione vedrai innanzitutto l’elenco dei clienti suddiviso per:

• Aziende invitate e registrate a Fatture in Cloud;
• Aziende invitate e in attesa di registrazione. Aggiorna le registrazioni di tanto in tanto premendo sul tasto Aggiorna in alto e destra. Quest’elenco ti aiuta ad individuare eventuali clienti da sollecitare.

Qui sono presenti tre funzioni principali: 

➔ Pagina di configurazione: relativa alla configurazione dei dati aziendali di ogni cliente collegato. 

➔ Dashboard Fatture in Cloud: accesso diretto all'account del cliente su Fatture in Cloud

➔ Pannello cliente: riepilogo dei dati del cliente e pagina di collegamento per procedere all'importazione dei documenti attivi e dei rispettivi incassi contestuali.

Prima di procedere con l'importazione, è necessario configurare i dati aziendali registrati su Fatture in Cloud con le impostazioni contabili. 

Questa funzione è disponibile, dal cruscotto principale, cliccando sul tasto dell'ingranaggio.

Selezionando questa opzione, si aprirà la pagina di configurazione all'interno dell'account di Fatture in Cloud del cliente selezionato.

Di seguito le operazioni che si possono eseguire:

A Impostazioni generali

In questa sezione vengono riportati i seguenti dati:
➔ Codice ditta: corrispondente al codice rappresentativo dell’azienda nel tuo gestionale contabile;
➔ Contabilità: corrisponde al tipo di contabilità adottato dall'azienda, cioè se è in regime semplificato od ordinario.

A Codici IVA

In questa sezione vengono elencate le aliquote IVA utilizzate dall'azienda all'interno di Fatture in Cloud. Ogni aliquota deve essere collegata con il relativo codice IVA del tuo piano dei conti.

A Conti di ricavo

In questa sezione vengono riportati i conti di ricavo utilizzati dall'azienda su Fatture in Cloud. Ognuno di questi deve essere collegato con il relativo conto utilizzato per l'azienda all'interno del gestionale contabile nel piano dei conti.

Oltre ai conti di default troverai anche tutti quelli utilizzati effettivamente dall'azienda all'interno dei documenti.
I conti di ricavo possono essere creati e inseriti direttamente all'interno dei documenti che vengono registrati dai clienti su Fatture in Cloud.
Per fare in modo che questo avvenga in modo automatico, e che quindi vengano riportati e siano già pronti per una corretta contabilizzazione ti consigliamo di seguire i seguenti passaggi indicati in questa guida: Configura i conti di ricavo per l'importazione
Una volta configurata la colonna Codice conto ricavo clicca procedi verso la prossima scheda.

A Conti di cassa

In questa sezione vengono riportati i conti di saldo utilizzati in Fatture in Cloud dal cliente. Ognuno di questi conti deve essere collegato con un conto presente nel tuo piano dei conti in contabilità.

A Valute

In questa sezione vengono riportate le valute utilizzate in Fatture in Cloud per l’emissione dei documenti. Ognuna di queste deve essere collegata al relativo codice del piano dei conti utilizzato nel tuo gestionale contabile.

A Numerazioni

In questa sezione vengono riportati i sezionali utilizzati dall'azienda per l’emissione di fatture, note di credito, ricevute fiscali e corrispettivi in Fatture in Cloud. Ognuno di questi deve essere collegato al codice di conto relativo al sezionale nel tuo gestionale contabile.

Dalla schermata Cruscotto gestione clienti è possibile accedere direttamente all'account del cliente per poter modificare o verificare i dati inseriti all'interno dei documenti che devono essere importati. 

Questa funzione è disponibile, dal cruscotto principale, cliccando sul tasto con l'icona della nuvoletta.

Si aprirà la pagina di Fatture in Cloud del tuo account commercialista direttamente nell'azienda interessata.

Dopo aver effettuato la configurazione, è possibile procedere con l'importazione cliccando sulla lente d'ingrandimento presente all'interno del Cruscotto gestione clienti.

Accederai alla pagina di importazione dei dati del cliente.

Qui puoi visualizzare i dettagli dell’azienda e cambiare il codice ditta tramite la voce Cambia azienda associata.

Se l’azienda non ha un codice ditta collegato e risulta quindi in stato Mancante, è perché il cliente si è registrato autonomamente non confermando la e-mail di invito.
È comunque possibile impostarlo manualmente cliccando la voce Associa ad un’azienda, oppure nella Pagina di Configurazione.

Subito sotto inoltre è possibile mandare una richiesta al cliente per chiedere la conferma della chiusura della fatturazione inserita ad una determinata data. Per farlo clicca Chiedila ora.

Si aprirà quindi un calendario dove indicare la data d'interesse. 

Una volta individuata, clicca il tasto Conferma. In questo modo la richiesta verrà subito inviata al tuo cliente.

Come ultima cosa, in fondo alla schermata visualizzerai le voci:

Account cliente → ti permette di accedere direttamente all'account del cliente su Fatture in Cloud. 

Configurazione importazione → ti permette di accedere alla pagina di configurazione dei dati per l'importazione in contabilità.

Importa dati → ti permette di accedere alla schermata successiva contenente le funzioni per poter confermare e procedere con l'importazione.

Tramite l'opzione Importa dati si presenterà una finestra dedicata alla parte conclusiva per poter importare i tuoi documenti d'interesse.

Attraverso quest'opzione infatti è possibile selezionare il periodo, la tipologia di documenti da importare e le opzioni relative alle fatture elettroniche non consegnate. 

• Dal...Al: tramite il calendario, è possibile selezionare il periodo d'importazione indicando la data da cui partire fino al giorno di chiusura d'interesse.
• Tipologia: qui è possibile selezionare la tipologia relativa ai documenti attivi che si vuole importare e i relativi incassi contestuali. Le tipologie presenti sono: Fatture/Ndc, Ricevute, Corrispettivi.
• Opzioni: è necessario indicare le opzioni per l'importazione dei documenti elettronici in caso ci siano delle fatture/ndc che sono state create, ma non sono state inviate allo SDI, oppure risultano tutt'ora scartate. Le opzioni presenti, in caso di documenti non consegnati, sono: 
  • Non importare nulla;
  • Importa solo consegnate;
  • Importa tutte.

Una volta indicati i riferimenti d'interesse per l'importazione seleziona Anteprima importazione.

Questo passaggio è essenziale per verificare il numero e la correttezza dei documenti che si stanno per importare.

Sotto otterrai infatti il dettaglio degli eventuali errori riscontrati dovuti ai dati errati inseriti dal cliente oppure codifiche mancanti nella configurazione.

Se riscontri degli errori alle voci Configurazione oppure Fatture / Note di credito / Ricevute, è necessario procedere alla loro correzione per poter eseguire l'importazione in contabilità.

Effettuata la correzione clicca nuovamente su Anteprima importazione per conferma.
Vedrai ora abilitarsi il tasto Importa.

Al termine del processo di importazione si attiva automaticamente la contabilizzazione, ovvero la generazione delle registrazioni di prima nota.
Viene quindi attivata la procedura standard di importazione di prima nota esterna.