Ogni licenza prevede un limite di documenti annuale e un limite complessivo di anagrafiche clienti / fornitori e prodotti / servizi.
- Limite documenti: Documenti annui (dal 1° gennaio al 31 dicembre) sia attivi che passivi.
- Limite anagrafiche: clienti / fornitori e prodotti / servizi, totale complessivo delle voci inserite nella rubrica, i limiti sono singoli per ogni categoria.
Licenza Standard (€ 144,00 + IVA all'anno) e Prova
- Limite documenti: 100
- Limite anagrafiche 500
Licenza Premium (€ 252,00 + IVA all'anno)
- Limite documenti: 400
- Limite anagrafiche 1000
Licenza Premium Plus (€ 348,00 + IVA all'anno)
- Limite documenti: 800
- Limite anagrafiche 2500
Licenza Complete (€ 612,00 + IVA all'anno)
- Limite documenti: 3000
- Limite anagrafiche 5000
Al raggiungimento del limite non è più possibile creare nuovi documenti o anagrafiche.
In questa guida trovi come funzionano i limiti e come aumentarli.
Per limite documenti si intende il numero totale di documenti registrabili all’interno dell’account nel corso dell’anno solare (dal 1° gennaio al 31 dicembre).
Nel conteggio rientrano sia i documenti attivi sia quelli passivi.
Rientrano nel limite: fatture, fatture elettroniche emesse e ricevute, autofatture, DDT, preventivi, ordini, rapporti d'intervento, ricevute, pro forma, note di credito, arrivi merce e documenti d’acquisto.
Non rientrano nel conteggio i documenti elettronici di acquisto ancora da registrare.
Limite annuale
Il limite dei documenti è annuale.
Questo significa che indica quanti documenti possono essere registrati nell’arco dell’anno solare, indipendentemente dalla data di rinnovo della licenza.
Il 1° gennaio di ogni anno il contatore dei documenti si azzera e il conteggio riparte per il nuovo anno.
Cosa succede quando raggiungi il limite documenti
Una volta raggiunto il limite di documenti previsto dalla tua licenza, non potrai più emettere né registrare nuovi documenti per l’anno di riferimento.
Per continuare a lavorare puoi:
- effettuare l’upgrade a una licenza superiore dalla sezione Impostazioni → Licenza e Piani.
- richiedere un piano personalizzato, se hai già una licenza Complete.
I documenti vengono conteggiati in base alla data del documento. Se a inizio anno registri un documento con data dell’anno precedente, quel documento verrà conteggiato nel limite dell’anno precedente.
Il limite delle anagrafiche indica il numero massimo di voci che puoi salvare all’interno dell’account.
Il limite delle anagrafiche NON è annuale e NON si azzera.
Per ogni categoria viene considerato il totale complessivo delle voci inserite:
- clienti
- fornitori
- prodotti/servizi
Esempio
Con una licenza Standard puoi inserire al massimo:
- 500 clienti
- 500 fornitori
- 500 prodotti o servizi
Cosa succede quando raggiungi il limite anagrafiche
Una volta raggiunto il limite previsto dalla tua licenza, non potrai creare nuove anagrafiche all’interno dell’account.
Per continuare a lavorare puoi:
- effettuare l’upgrade a una licenza superiore dalla sezione Impostazioni → Licenza e Piani.
- richiedere un piano personalizzato, se hai già una licenza Complete.
L’eliminazione di anagrafiche esistenti libera spazio e consente di crearne di nuove.
Nel tuo account è sempre visibile il contatore dei documenti e delle anagrafiche utilizzate.
Per visualizzare i limiti della tua licenza e il loro utilizzo: vai in Impostazioni → Licenza e piani.
All’interno della scheda Utilizzo licenza puoi:
- verificare quanti documenti e anagrafiche hai già utilizzato
- vedere i limiti previsti dalla tua licenza
Puoi visualizzare i contatori anche per gli anni precedenti anche per gli anni precedenti cliccando sulla freccina in alto a destra per cambiare anno.
Riceverai inoltre un avviso nella sezione Situazione quando ti avvicini al raggiungimento di uno dei limiti.
Quando raggiungi il limite di documenti o di anagrafiche previsto dalla tua licenza, non puoi crearne di nuovi.
Per continuare a lavorare hai diverse possibilità, in base al tipo di licenza attiva.
Passaggio a una licenza superiore (Standard → Premium → …)
Se hai una licenza Standard, Premium o Premium Plus , puoi effettuare il passaggio alla licenza superiore.
L’upgrade può essere effettuato in autonomia dalla sezione Impostazioni → Licenza e Piani.
Con l’upgrade aumentano immediatamente i limiti di documenti e/o anagrafiche previsti dalla nuova licenza.
Hai già una licenza Complete? (Piano personalizzato)
Se hai già una licenza Complete e hai bisogno di superare i limiti previsti (3.000 documenti o 5.000 anagrafiche), puoi richiedere un piano personalizzato.
Per ricevere un preventivo è sufficiente indicare in chat di assistenza il numero di documenti e/o anagrafiche che intendi gestire: in base a queste informazioni verrà definita l’offerta più adatta.
Il limite massimo estendibile è di 20.000 documenti e 20.000 voci per ciascuna categoria di anagrafica.
Il nuovo limite dei documenti viene applicato anche per la gestione dei documenti degli anni precedenti.
Come viene gestito l’aumento dei limiti
L’aumento dei limiti viene gestito per scaglioni da 1.000 documenti o anagrafiche.
Non è richiesto un pagamento immediato.
I giorni di licenza rimanenti vengono riproporzionati in base al prezzo del piano personalizzato.
Se accetti un piano personalizzato e avevi attivo il rinnovo automatico, questo verrà disattivato.
Esempio di aumento limiti e cambio scadenza
Vediamo un esempio per capire come viene gestito l’aumento dei limiti e il ricalcolo della scadenza.
Situazione iniziale
- Il 12 giugno l’azienda X, con licenza Complete attiva, raggiunge il limite di 3.000 documenti annui.
- L’azienda prevede di dover inserire altri 4.000 documenti entro il 31 dicembre e richiede quindi un piano per la gestione di 7.000 documenti annui.
Dati della licenza in uso
- La licenza Complete ha un costo annuo di € 612,00 + IVA.
- La licenza è stata attivata il 24 febbraio.
Alla data del 12 giugno restano 258 giorni di licenza.
Cosa viene fatto dall’assistenza
- I giorni di licenza rimanenti vengono riproporzionati in base al costo del nuovo piano personalizzato.
- La proporzione utilizzata è la seguente:
Giorni rimanenti licenza : X (n. gg proporzionati) = Prezzo licenza personalizzata : Prezzo licenza attuale
Risultato dell’aumento
Applicando l’aumento dei limiti:
- la nuova scadenza della licenza diventa il 23 ottobre
- alla scadenza verrà richiesto il rinnovo del piano personalizzato al costo di € 1.040,00 + IVA
La variazione della scadenza è dovuta al ricalcolodei giorni di licenza in base al nuovo costo annuale.
Richiedere l'aumento limiti più volte durante l'anno
È possibile richiedere l’aumento dei limiti più volte durante l’anno.
Ogni volta il prezzo e la nuova scadenza verranno ricalcolati in base all’ultimo piano personalizzato attivo.
Per ogni richiesta è necessario contattare l’assistenza indicando il nuovo limite di documenti o anagrafiche.
Nel corso dell’anno non è possibile ridurre i limiti o passare a una licenza inferiore.
Il downgrade può essere effettuato solo in concomitanza con la scadenza della licenza.
Riduzione dei limiti con piano personalizzato
Se hai attivato un piano personalizzato, al momento del rinnovo puoi richiedere una riduzione del numero di documenti o di anagrafiche da gestire.
Per procedere è necessario contattare l’assistenza, specificando il nuovo limite desiderato o il piano inferiore.
Se al momento del rinnovo hai superato i limiti previsti dal piano inferiore, non potrai completare l’acquisto.
Downgrade e rinnovo automatico
▶️ Se il rinnovo automatico NON è attivo
Se non hai attivato il rinnovo automatico, a partire da 30 giorni prima della scadenza puoi scegliere un piano inferiore.
Per farlo:
- clicca Visualizza i piani precedenti
- seleziona il piano desiderato
- clicca .
La licenza attuale resta attiva fino alla scadenza. Dal giorno successivo entrerà in vigore il nuovo piano.
Il nuovo limite dei documenti, in caso di downgrade della licenza, verrà applicato anche per la gestione dei documenti degli anni precedenti.
▶️ Se il rinnovo automatico È attivo
Se hai attivato il rinnovo automatico, puoi programmare il downgrade in anticipo.
Alla scadenza, il sistema attiverà automaticamente il piano inferiore selezionato.
Per farlo:
- clicca Visualizza i piani precedenti
- seleziona il piano desiderato
- clicca .
La licenza attuale resta attiva fino alla scadenza. Dal giorno successivo entrerà in vigore il nuovo piano.
Se raggiungo il limite dei documenti cosa succede?
Se durante l'anno raggiungi il limite dei documenti non potrai emettere o registrare altri documenti all'interno del tuo account. In questo caso puoi eseguire un upgrade alla licenza superiore.
Oggi, giorno 02/01, non mi è possibile registrare i documenti in entrata, come mai?
Il conteggio dei documenti si basa sulla data del documento che desideri registrare o inviare. Se non riesci a registrare i documenti in entrata, potrebbe essere che appartengano all'anno precedente. Il campo Data viene precompilato automaticamente, ma può essere modificato per riflettere la data di registrazione della spesa e completare così la registrazione.
Per ulteriori dettagli consulta la guida Registra un acquisto elettronico ricevuto dallo SDI.
Voglio sapere come avere un piano personalizzato.
Per ricevere un preventivo personalizzato, contattaci indicando il numero di anagrafiche e documenti complessivo che intendi gestire annualmente.
I vecchi documenti dopo il downgrade restano comunque disponibili in memoria?
Sì, i documenti creati in precedenza rimangono consultabili nell'account e potrai comunque scaricarli dalla sezione Strumenti → Importa/Esporta.
La mia licenza consente l'utilizzo di 100 documenti, come mai mi viene segnalato che ho già raggiunto il limite?
Il numero massimo di documenti indicato dalla tua licenza comprende tutti i documenti creati o registrati (emessi e ricevuti) nell’arco dell’anno solare, indipendentemente dal tipo o dalla data di rinnovo della licenza.
Nel conteggio rientrano diversi tipi di documenti come fatture, preventivi, ordini, note di credito, ricevute e altri documenti fiscali. Anche se non li usi per l’invio, la semplice creazione o registrazione viene conteggiata.
È possibile che il limite sia stato raggiunto più rapidamente se sono stati generati più documenti del previsto o se ne sono stati registrati anche di ricevuti. Puoi controllare il numero di documenti già conteggiati nella sezione Impostazioni → Licenza e piani del tuo account.