Tramite la seguente procedura è possibile importare da Fatture in Cloud al gestionale contabile Lybera Cloud / ViaLibera i seguenti documenti: Fatture Emesse e Note di Credito Emesse.
Da ViaLibera e Lybera Cloud, dopo aver collegato il gestionale contabile con Fatture in Cloud, dalla sezione Cruscotto gestione clienti e importazione dati puoi effettuare la configurazione per ciascun cliente collegato.
Dalla sezione Cruscotto gestione clienti e importazione dati potrai iniziare a configurare l’importazione dati per ciascun cliente registrato.
In questa sezione vedrai innanzitutto l’elenco dei clienti suddiviso per:
- Aziende invitate e registrate a Fatture in Cloud;
- Aziende invitate e in attesa di registrazione. Aggiorna le registrazioni di tanto in tanto premendo sul tasto Aggiorna in alto e destra. Quest’elenco ti aiuta ad individuare eventuali clienti da sollecitare.
Qui sono presenti tre funzioni principali:
➡️ Pagina di configurazione: relativa alla configurazione dei dati aziendali di ogni cliente collegato.
➡️ Dashboard Fatture in Cloud: accesso diretto all'account del cliente su Fatture in Cloud
➡️ Pannello cliente: riepilogo dei dati del cliente e pagina di collegamento per procedere all'importazione dei documenti attivi.
Prima di procedere con l'importazione, è necessario configurare i dati aziendali registrati su Fatture in Cloud con le impostazioni contabili.
Questa funzione è disponibile, dal cruscotto principale, cliccando sul tasto dell'ingranaggio.
Selezionando questa opzione, si aprirà la pagina di configurazione all'interno dell'account di Fatture in Cloud del cliente selezionato.
Di seguito le operazioni che si possono eseguire:
Impostazioni generali esportazione
In questa sezione vengono riportati i seguenti dati:
➡️ Codice ditta: corrispondente al codice rappresentativo dell’azienda nel tuo gestionale contabile;
➡️ Causali predefinite: corrisponde alla tipologia di causali per IVA impostate dall'azienda. Le causali variano per: Iva ordinaria o Iva per cassa;
➡️ Conto clienti esteri: corrispondente al codice conto relativo ai clienti esteri.
In base alle causali predefinite scelte in fase di parametrizzazione per l’azienda, la contabilizzazione riporterà i seguenti dati:
In presenza di causali IVA per cassa verranno comunque utilizzate le causali previste per l’IVA ordinaria ( FAV o NCC) in caso di:
clienti privati /associazioni (dove non è presente la P.IVA);
clienti esteri (anagrafiche con nazione diversa da Italia);
utilizzo di codici iva per Reverse Charge.
Le fatture elettroniche vengono contabilizzate con le seguenti causali, in base all’esigibilità IVA selezionata dall’utente in fase di compilazione del documento.
Codici IVA
In questa sezione vengono elencate le aliquote IVA utilizzate dall'azienda all'interno di Fatture in Cloud. Ogni aliquota deve essere collegata con il relativo codice IVA del tuo piano dei conti.
Per agevolare questa attività è disponibile il comando Autocompleta con codici standard che consente di preimpostare automaticamente tutti i codici IVA o solo quelli ancora mancanti.
Conti di ricavo
In questa sezione vengono riportati i conti di ricavo utilizzati dall'azienda su Fatture in Cloud. Ognuno di questi deve essere collegato con il relativo conto utilizzato per l'azienda all'interno del gestionale contabile nel piano dei conti.
Selezionando il piano dei conti adottato dall'azienda in Autocompleta con vengono automaticamente preimpostati i collegamenti.
I collegamenti sono preimpostati per i piani dei conti:
- I_1 PdC Impresa Esteso;
- I_2 PdC Impresa Ridotto;
- P_1 PdC Professionisti;
- Nessun modello.
In presenza di piani dei conti differenti è necessario completare i collegamenti manualmente.
Oltre ai conti di default troverai anche tutti quelli utilizzati effettivamente dall'azienda all'interno dei documenti.
I conti di ricavo possono essere creati e inseriti direttamente all'interno dei documenti che vengono registrati dai clienti su Fatture in Cloud.
Per fare in modo che questo avvenga in modo automatico, e che quindi vengano riportati e siano già pronti per una corretta contabilizzazione ti consigliamo di seguire i seguenti passaggi indicati in questa guida: Configura i conti di ricavo per l'importazione
Una volta configurata la colonna Codice conto ricavo clicca procedi verso la prossima scheda.
Codici documenti
In questa sezione vengono riportati i sezionali utilizzati dall'azienda per l’emissione di fatture e note di credito in Fatture in Cloud. Ognuno di questi deve essere collegato al codice di conto relativo al sezionale nel tuo gestionale contabile.
Una volta configurati tutti i dati richiesti, chicca sul pulsante presente in alto nella sezione.
Dalla schermata Cruscotto gestione clienti è possibile accedere direttamente all'account del cliente per poter modificare o verificare i dati inseriti all'interno dei documenti che devono essere importati.
Questa funzione è disponibile, dal cruscotto principale, cliccando sul tasto con l'icona della nuvoletta.
Si aprirà la pagina di Fatture in Cloud del tuo account commercialista direttamente nell'azienda interessata.
Dopo aver effettuato la configurazione, è possibile procedere con l'importazione cliccando sulla lente d'ingrandimento presente all'interno del Cruscotto gestione clienti.
Accederai alla pagina di importazione dei dati del cliente.
Qui puoi visualizzare i dettagli dell’azienda e cambiare il codice ditta tramite la voce Cambia azienda associata.
Se l’azienda non ha un codice ditta collegato e risulta quindi in stato Mancante, è perché il cliente si è registrato autonomamente non confermando la e-mail di invito.
È comunque possibile impostarlo manualmente cliccando la voce Associa ad un’azienda, oppure nella Pagina di Configurazione.
Subito sotto inoltre è possibile mandare una richiesta al cliente per chiedere la conferma della chiusura della fatturazione inserita ad una determinata data. Per farlo clicca chiedila ora.
Si aprirà quindi un calendario dove indicare la data d'interesse.
Una volta individuata, clicca il tasto . In questo modo la richiesta verrà subito inviata al tuo cliente.
Come ultima cosa, in fondo alla schermata visualizzerai le voci:
→ ti permette di accedere direttamente all'account del cliente su Fatture in Cloud.
→ ti permette di accedere alla pagina di configurazione dei dati per l'importazione in contabilità.
→ ti permette di accedere alla schermata successiva contenente le funzioni per poter confermare e procedere con l'importazione.
Tramite l'opzione Importa dati si presenterà una finestra dedicata alla parte conclusiva per poter importare i tuoi documenti d'interesse.
- Dal...Al: tramite il calendario, è possibile selezionare il periodo d'importazione indicando la data da cui partire fino al giorno di chiusura d'interesse.
- Anteprima periodo selezionato: indica il periodo indicato tramite il calendario presente nella sezione.
- Fatture/note di credito: vengono segnalati errori relativi alla mancanza o all'inserimento errato di codice fiscale o partita iva nei documenti selezionati. Nella riga relativa al codice di errore, viene indicato il numero di documento e ti basterà cliccare sulla voce in blu fatture, note di credito per poter accedere a Fatture in Cloud e correggere o aggiungere tale riferimento.
- Avvisi: in questo spazio appaiono i riferimenti ai documenti elettronici che risultano creati ma non inviati allo SDI.
Una volta indicato il periodo d'interesse tramite il calendario, non ti resta che cliccare su .
Questo passaggio è essenziale per verificare il numero e la correttezza dei documenti che si stanno per importare.
Sotto otterrai infatti il dettaglio degli eventuali errori riscontrati dovuti ai dati errati inseriti dal cliente oppure codifiche mancanti nella configurazione.
Se riscontri degli errori alle voci Configurazione oppure Fatture / Note di credito, è necessario procedere alla loro correzione per poter eseguire l'importazione in contabilità.
Effettuata la correzione clicca nuovamente per conferma.
Vedrai ora abilitarsi il tasto .
Al termine del processo di importazione si attiva automaticamente la contabilizzazione.